Πώς μπορώ να γράψω ένα σχέδιο ποιοτικού ελέγχου / διασφάλισης ποιότητας;

Η διασφάλιση ποιότητας, ή ο έλεγχος ποιότητας, αξιολογεί και τροποποιεί τις διαδικασίες ενός οργανισμού για να βεβαιωθεί ότι παρέχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Ένα σχέδιο διασφάλισης ποιότητας θα πρέπει να περιλαμβάνει μια οργανωτική δομή, λεπτομέρειες σχετικά με τις ευθύνες κάθε υπαλλήλου και τα προσόντα που χρειάζεται ένας υπάλληλος για να εκπληρώσει αυτές τις ευθύνες.

Ένα πρόγραμμα QA καθορίζει επίσης τις απαιτήσεις για τους προμηθευτές και τα υλικά που αποστέλλουν. Καθορίζει επαρκή δοκιμή προϊόντων και τροφοδοτεί τα αποτελέσματα των δοκιμών και τα παράπονα των πελατών για την επίλυση προβλημάτων και την ενθάρρυνση βελτιώσεων σε ολόκληρο τον οργανισμό. Οι μικρές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τη διασφάλιση ποιότητας για να αυξήσουν την αποδοτικότητα και να βελτιώσουν την ικανοποίηση των πελατών.

Ένα οργανόγραμμα βρίσκεται στον πυρήνα

Ένα οργανόγραμμα με λεπτομερείς περιγραφές θέσεων εργασίας είναι οι βασικές απαιτήσεις διασφάλισης ποιότητας. Για να συμπεριλάβετε ένα στο σχέδιο διασφάλισης ποιότητας, γράψτε περιγραφές θέσεων εργασίας που περιλαμβάνουν τα προσόντα και την εκπαίδευση που απαιτείται για την εκτέλεση των καθορισμένων εργασιών. Το σχέδιο πρέπει να περιλαμβάνει απαίτηση τεκμηρίωσης σχετικά με την πραγματική εκπαίδευση και τα προσόντα του ατόμου που κατέχει τη θέση. Η θέση του υπεύθυνου για τη διασφάλιση ποιότητας πρέπει να περιλαμβάνει την απαιτούμενη εκπαίδευση, τεκμηρίωση ότι ο κάτοχος της θέσης έχει την εκπαίδευση και μια διαδρομή αναφοράς απευθείας στην ανώτερη διοίκηση.

Επαλήθευση εργασίας: Ποιος κάνει τι

Το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας δεν πρέπει μόνο να αναφέρει ποιος είναι υπεύθυνος για την εκτέλεση μιας συγκεκριμένης εργασίας, αλλά πρέπει επίσης να προσδιορίζει ποιος είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο της εργασίας. Στις μικρές επιχειρήσεις, επιτρέπεται στο άτομο που κάνει τη δουλειά να το ελέγξει, αλλά πρέπει να πραγματοποιήσει την επαλήθευση ως ξεχωριστή εργασία, σύμφωνα με ξεχωριστές διαδικασίες. Σε μεγαλύτερους οργανισμούς, οι εργαζόμενοι στο ίδιο τμήμα μπορούν να ελέγχουν τη δουλειά του άλλου. Όμως, το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας ορίζει συχνά ότι, για κρίσιμα καθήκοντα, η επαλήθευση της εργασίας πρέπει να πραγματοποιείται από κάποιον ειδικά καταρτισμένο και μπορεί να αποτελεί μέρος ενός ξεχωριστού τμήματος διασφάλισης ποιότητας.

Αγορά υλικού και παραλαβή

Μια άλλη απαίτηση διασφάλισης ποιότητας είναι ότι το υλικό που χρησιμοποιείται για την παραγωγή πρέπει να πληροί τις προδιαγραφές για την κατασκευή ενός προϊόντος της επιθυμητής ποιότητας. Το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας πρέπει να προσδιορίζει τα χαρακτηριστικά των αγορασθέντων υλικών. Το σχέδιο αναθέτει το καθήκον της επαλήθευσης του εισερχόμενου υλικού και αναφέρει λεπτομερώς την επιθεώρηση που απαιτείται. Επιστρέφεται υλικό που δεν πληροί τις απαιτήσεις.

Εξασφάλιση προσόντων προμηθευτή

Ενώ οι επιθεωρητές μπορούν να επαληθεύσουν την επάρκεια των βασικών υλικών, ο έλεγχος περίπλοκων τεμαχίων εξοπλισμού κατά την παραλαβή συχνά δεν είναι δυνατός. Αντ 'αυτού, το σχέδιο ποιοτικού ελέγχου πρέπει να καθορίσει τα πρότυπα που πρέπει να πληρούν οι υποψήφιοι προμηθευτές για να μπορέσουν να υποβάλουν προσφορά για μια σύμβαση. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθορίσετε ένα εξωτερικό πρότυπο όπως το ISO 9000 ή να απαιτήσετε από τον οργανισμό σας να πραγματοποιήσει έλεγχο σε κάθε πιθανό προμηθευτή για να διασφαλίσει ότι εφαρμόζονται διαδικασίες που θεωρούνται κρίσιμες για την επιτυχία του σχεδίου ποιότητας. Και στις δύο περιπτώσεις, το σχέδιο ποιοτικού ελέγχου θα πρέπει να έχει μια λίστα με κατάλληλους προμηθευτές.

Διασφάλιση ποιότητας ανατροφοδότησης

Ενώ ένα σχέδιο διασφάλισης ποιότητας προσπαθεί να διασφαλίσει ότι οι ισχύουσες διαδικασίες οδηγούν σε ποιοτικό προϊόν, οι εταιρείες αποκομίζουν πλήρη οφέλη από μια τέτοια πρωτοβουλία μέσω του μηχανισμού ανατροφοδότησης. Το σχέδιό σας διασφάλισης ποιότητας εφαρμόζει ανατροφοδότηση μέσω διερεύνησης παραπόνων πελατών και διόρθωσης ζητημάτων μη συμμόρφωσης. Προσδιορίστε ότι το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση ποιότητας λαμβάνει αντίγραφα όλων των παραπόνων των πελατών και, στη συνέχεια, ελέγχει αν είναι αποτέλεσμα της μη συμμόρφωσης με το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας.

Εσωτερικά, εάν ένας υπεύθυνος για μια εργασία παρατηρήσει ότι μια διαδικασία δεν είναι σύμφωνη με τις ισχύουσες διαδικασίες, πρέπει να εκδώσει μια αναφορά μη συμμόρφωσης. Οι αναφορές μη συμμόρφωσης είναι τα σχόλια που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση ζητημάτων ποιότητας πίσω από την προέλευσή τους.

Μια διαδικασία για διορθωτική δράση

Το σχέδιο διορθωτικής δράσης είναι το κλειδί για την επίλυση προβλημάτων ποιότητας και καθορίζει τον τρόπο αντιμετώπισής τους. Το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας πρέπει να ορίζει ότι το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση ποιότητας επαληθεύει τον τρόπο με τον οποίο προήλθε η μη συμμόρφωση όταν λαμβάνει μια αναφορά μη συμμόρφωσης ή δημιουργεί μια μόνη της. Δεδομένου ότι το σχέδιο διασφάλισης ποιότητας τεκμηριώνει την ευθύνη για όλα τα καθήκοντα και τις ενέργειες, είναι δυνατόν να προσδιοριστούν τα άτομα που είναι υπεύθυνα για τη μη συμμόρφωση.

Στο σχέδιο διασφάλισης ποιότητας, πρέπει να καθορίσετε ότι μια ομάδα προσπαθεί να βρει μια λύση που θα αποτρέψει την επανεμφάνιση της μη συμμόρφωσης. Η ομάδα πρέπει να περιλαμβάνει έναν εκπρόσωπο από τη διασφάλιση ποιότητας, το άτομο που έκανε τη δουλειά και το άτομο που το έλεγξε. Το γεγονός ότι ο υπεύθυνος για τη διασφάλιση ποιότητας αναφέρεται στην ανώτερη διοίκηση διασφαλίζει ότι η ομάδα έχει πρόσβαση στους απαιτούμενους πόρους.

Μερικές φορές η λύση περιλαμβάνει βελτιώσεις στο σχέδιο διασφάλισης ποιότητας. Συχνά αντιμετωπίζει κενά στους ποιοτικούς ελέγχους ή διαδικασίες. Όταν η εταιρεία εφαρμόζει αυτά τα σχόλια με συνέπεια, το αποτέλεσμα είναι μια συνεχής βελτίωση της απόδοσης της εταιρείας.