Σημασία του Συστήματος Πληροφοριών Διαχείρισης

Έχετε τη μικρή επιχείρησή σας. Κάθε μέρα απαντάτε σε κλήσεις από πελάτες, μιλάτε σε προμηθευτές και προσπαθείτε να διευθετήσετε τις συζητήσεις των εργαζομένων. Όμως, ξέρετε πόσες απαιτήσεις οφείλονται σε καθυστέρηση 90 ημερών; Γνωρίζετε το ποσοστό κύκλου εργασιών στο απόθεμά σας; Τι θα λέγατε για το μικτό περιθώριο κέρδους σας από τον προηγούμενο μήνα; Εάν δεν έχετε γρήγορες απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις, χρειάζεστε ένα καλύτερο σύστημα πληροφοριών διαχείρισης.

Τι είναι το Σύστημα Πληροφοριών Διαχείρισης;

Κάθε επιχείρηση έχει έναν λογιστή που καταρτίζει μηνιαίες καταστάσεις αποτελεσμάτων και ισολογισμό. Αυτή είναι μια καλή αρχή. Όμως, δεν είναι αρκετό για έναν ιδιοκτήτη επιχείρησης να διαχειρίζεται επαρκώς μια εταιρεία. Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης χρειάζεται ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης που παρέχει δεδομένα σχετικά με τις τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας.

Σκεφτείτε τους μετρητές στο ταμπλό του αυτοκινήτου σας. Το MIS είναι παρόμοιο, μια σειρά μετρητών που κάθεται στο γραφείο σας. Αναφέρουν τις κρίσιμες οικονομικές μετρήσεις για την απόδοση της επιχείρησης. Σας επιτρέπουν να δείτε σε μια στιγμή εάν η επιχείρηση λειτουργεί όπως αναμενόταν. Ο ορισμός MIS περιλαμβάνει αυτούς τους μετρητές.

Γιατί είναι το MIS σημαντικό;

Στην αρχή του έτους, έχετε κάποια ιδέα για το πού θέλετε να πάει η επιχείρηση. Ορίζετε στόχους για πωλήσεις, καθορίζετε περιθώρια κέρδους προϊόντος, υπολογίζετε πόση πίστωση θα χρειαστεί η εταιρεία από τις τράπεζες, δημιουργείτε πρότυπα απόδοσης και ούτω καθεξής.

Τώρα, η δουλειά είναι να καθοδηγήσει την επιχείρηση στο δρόμο προς την επίτευξη αυτών των στόχων.

Ένα σύστημα MIS παρέχει τις αναφορές που σας επιτρέπουν να διατηρήσετε την επιχείρηση στο δρόμο. Εάν οι πωλήσεις δεν πληρούν τις μηνιαίες προβλέψεις, έχετε μια συνάντηση με τον υπεύθυνο πωλήσεων. Εάν μερικοί εισπρακτέοι λογαριασμοί έχουν λήξει 90 ημέρες καθυστέρηση, θα λάβετε στο τηλέφωνο τον διευθυντή χρηματοδότησης. Μια αναφορά δείχνει ότι οι πρώτες ύλες ενός προϊόντος έχουν ανέβει, οπότε πηγαίνετε στο πάτωμα παραγωγής για να μιλήσετε με τον επόπτη της περιοχής.

Ο σκοπός του συστήματος MIS είναι να θέσει πρότυπα απόδοσης και να ειδοποιήσει τον ιδιοκτήτη της επιχείρησης για αποκλίσεις από αυτούς τους στόχους εγκαίρως για να λάβει διορθωτικά μέτρα.

Πώς εφαρμόζεται το σύστημα MIS;

Ένα αποτελεσματικό σύστημα πληροφοριών διαχείρισης εντοπίζει και συλλέγει δεδομένα για όλες τις σημαντικές μετρήσεις των λειτουργιών μιας εταιρείας.

Για παράδειγμα, το MIS παρέχει δεδομένα για πωλήσεις, κερδοφορία πελατών και για το βαθμό διείσδυσης στην αγορά.

Οι επόπτες και οι υπάλληλοι λαμβάνουν αναφορές σχετικά με την παραγωγικότητα, τον αριθμό των ημερών ασθενείας που έχουν ληφθεί και τους προϋπολογισμούς μισθοδοσίας. Αυτά τα δεδομένα χρησιμοποιούνται για την αξιολόγηση της απόδοσης των εργαζομένων και για να βρουν ποιος οφείλεται για αύξηση.

Οι εποπτικοί κατασκευαστές ενημερώνονται με ανάλυση κόστους προϊόντος, σχέδια προγραμματισμού και επίπεδα αποθέματος πρώτων υλών. Το σύστημα MIS βοηθά τους σχεδιαστές να συντονίζουν τις πωλήσεις με τα χρονοδιαγράμματα παραγωγής.

Ένα σύστημα πληροφοριών διαχείρισης βοηθά μια εταιρεία να γίνει πιο ανταγωνιστική. Αναφέρει και προσδιορίζει τι λειτουργεί και τι όχι. Αυτές οι αναφορές παρέχουν στους ιδιοκτήτες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να λάβουν αποφάσεις και να βελτιώσουν την απόδοση των υπαλλήλων τους και της επιχείρησης. Θα είναι μια σημαντική στιγμή για τον ιδιοκτήτη όταν οι άνθρωποι της πληροφορικής θα εγκαταστήσουν το υλικό και το λογισμικό για το MIS, πράγμα που σημαίνει ότι έχει πλέον καλύτερο έλεγχο της επιχείρησης.