Η σημασία μιας καλής οργανωτικής δομής

Οι επιχειρήσεις απαιτούν δομή για να αναπτυχθούν και να είναι κερδοφόρα, διαφορετικά θα έχετε τους ανθρώπους να τραβούν σε κάθε είδους διαφορετικές κατευθύνσεις. Ο σχεδιασμός της δομής διασφαλίζει ότι υπάρχουν αρκετοί ανθρώπινοι πόροι με τις σωστές δεξιότητες για την επίτευξη των στόχων της εταιρείας και διασφαλίζει ότι οι ευθύνες καθορίζονται με σαφήνεια. Κάθε άτομο έχει μια περιγραφή εργασίας που περιγράφει τα καθήκοντα και κάθε εργασία κατέχει τη δική του θέση στο οργανόγραμμα της εταιρείας.

Η δομή επιτρέπει καλύτερη επικοινωνία

Δεδομένου ότι η ροή πληροφοριών είναι απαραίτητη για την επιτυχία ενός οργανισμού, η οργανωτική δομή θα πρέπει να σχεδιαστεί με γνώμονα σαφείς γραμμές επικοινωνίας. Για παράδειγμα, το τμήμα οικονομικού σχεδιασμού και ανάλυσης ενδέχεται να αναφέρει στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και στον Ανώτερο Αντιπρόεδρο του Μάρκετινγκ, καθώς και τα δύο αυτά μέλη της ανώτερης ομάδας διαχείρισης εξαρτώνται από πληροφορίες και εκθέσεις που παρέχονται από τον οικονομικό σχεδιασμό.

Διαγραφή σχέσεων αναφοράς

Η αναφορά των σχέσεων πρέπει να είναι σαφής, ώστε όλα τα μέλη του οργανισμού να κατανοούν ποιες είναι οι ευθύνες τους και να γνωρίζουν σε ποιον είναι υπόλογοι. Διαφορετικά, η ευθύνη για μια εργασία μπορεί να πέσει στις ρωγμές. Αυτές οι σαφείς σχέσεις διευκολύνουν τους διευθυντές να επιβλέπουν αυτούς που βρίσκονται σε χαμηλότερα επίπεδα οργάνωσης. Κάθε υπάλληλος ωφελείται γνωρίζοντας σε ποιον μπορεί να απευθυνθεί για κατεύθυνση ή βοήθεια Επιπλέον, οι διευθυντές γνωρίζουν ποιος είναι εκτός του πεδίου αρμοδιότητάς τους, οπότε δεν υπερβαίνουν τα όριά τους και παρεμβαίνουν στις ευθύνες ενός άλλου διευθυντή.

Ανάπτυξη και επέκταση

Οι εταιρείες που αναπτύσσονται ραγδαία είναι αυτές που κάνουν την καλύτερη χρήση των πόρων τους, συμπεριλαμβανομένου του ταλέντου διαχείρισης. Μια σωστή δομή οργάνωσης διασφαλίζει ότι η εταιρεία έχει τους κατάλληλους ανθρώπους στις σωστές θέσεις. Η δομή μπορεί να υποδηλώνει αδύνατα σημεία ή ελλείψεις στην τρέχουσα ομάδα διαχείρισης της εταιρείας.

Καθώς η εταιρεία μεγαλώνει, η δομή της οργάνωσης πρέπει να εξελιχθεί μαζί της. Πολλές φορές δημιουργούνται περισσότερα επίπεδα διαχείρισης, όταν ένας προϊστάμενος του τμήματος έχει πάρα πολλά άτομα που του υποβάλλουν αναφορά ταυτόχρονα για να δώσουν σε κάθε υπάλληλο την προσοχή και την κατεύθυνση που απαιτείται για να πετύχει ο υπάλληλος.

Αποτελεσματική ολοκλήρωση εργασιών

Μια καλά σχεδιασμένη δομή οργάνωσης διευκολύνει την ολοκλήρωση των έργων. Οι υπεύθυνοι του έργου μπορούν να προσδιορίσουν καλύτερα τους ανθρώπινους πόρους που έχουν στη διάθεσή τους εάν το εύρος της ευθύνης κάθε τμήματος - και οι δυνατότητες κάθε μέλους της ομάδας - είναι σαφές. Ένα έργο για την ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος θα απαιτούσε, για παράδειγμα, έρευνα αγοράς. Ο διαχειριστής του έργου πρέπει να γνωρίζει ποιος στον οργανισμό μπορεί να παράσχει αυτήν την έρευνα και ποιος πρέπει να λάβει την άδεια για να γίνει η έρευνα.

Ταιριάζει στις ανάγκες της εταιρείας

Οι εταιρείες σε διαφορετικούς κλάδους απαιτούν διαφορετικούς συνδυασμούς ταλέντων και σχετικά μεγαλύτερη έμφαση σε ορισμένες λειτουργίες διαχείρισης. Για παράδειγμα, μια εταιρεία λογισμικού διαθέτει μεγάλο προσωπικό ανάπτυξης. Η δομή των σχέσεων αναφοράς εντός της ομάδας ανάπτυξης, ώστε η δημιουργικότητα και η παραγωγικότητα να μεγιστοποιούνται και να τηρούνται οι προθεσμίες, είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία αυτού του τύπου της εταιρείας.

Οι εταιρείες συχνά πρέπει να περάσουν από μια φάση αναδιοργάνωσης στην οποία μεμονωμένες θέσεις ή ακόμη και ολόκληρα τμήματα επανατοποθετούνται στο οργανόγραμμα σε μια προσπάθεια να αξιοποιήσουν καλύτερα τους ανθρώπινους πόρους της εταιρείας και να κάνουν τη λειτουργία να λειτουργεί πιο ομαλά.

Τι μπορεί να πάει λάθος;

Οι κακώς δομημένοι οργανισμοί θεωρούν ότι δεν τηρούνται κρίσιμες προθεσμίες επειδή δεν υπήρχαν επαρκείς ανθρώπινοι πόροι σε κάθε τμήμα για την ολοκλήρωση όλων των τμημάτων μιας δεδομένης εργασίας ή επειδή δεν ήταν σαφές ποιος ήταν η τελική ευθύνη του έργου. Εάν τα άτομα δεν είναι σίγουρα σε ποιον αναφέρουν, μπορεί να διαπιστώσουν ότι τους έχουν δοθεί αντικρουόμενες εργασίες από δύο ή περισσότερους διευθυντές πάνω από αυτούς.