Ποιος είναι ο στόχος μιας συνάντησης προσωπικού;

Οι συναντήσεις προσωπικού μπορούν να χρησιμοποιηθούν για διάφορους διοικητικούς σκοπούς, από την ανταλλαγή πληροφοριών έως την πραγματοποίηση ανακοινώσεων σε ολόκληρη την εταιρεία και τη διεξαγωγή ασκήσεων δημιουργίας ομάδων. Για να είναι αποτελεσματικές, οι συνεδριάσεις του προσωπικού πρέπει να έχουν μια λεπτομερή ημερήσια διάταξη, ένα χρονικό όριο και έναν καθορισμένο συντονιστή. Για καλύτερα αποτελέσματα, πραγματοποιήστε τακτικά προγραμματισμένες συναντήσεις για να διασφαλίσετε τη λογοδοσία και τη συμμετοχή του προσωπικού.

Υπόδειξη

Ο στόχος μιας συνάντησης προσωπικού είναι να παρέχει ενημερώσεις, να παρέχει ανακοινώσεις, να ζητά σχόλια, να μοιράζεται πληροφορίες και να συμμετέχει σε ένα ομαδικό περιβάλλον. Για να είναι αποτελεσματικές, οι συνεδριάσεις του προσωπικού πρέπει να έχουν μια λεπτομερή ημερήσια διάταξη, ένα χρονικό όριο και έναν καθορισμένο συντονιστή.

Τι είναι μια συνάντηση προσωπικού;

Σε γενικές γραμμές, οι συναντήσεις προσωπικού είναι ευκαιρίες για όλους σε μια εταιρεία ή για μέλη ενός συγκεκριμένου τμήματος να συγκεντρωθούν και να μιλήσουν αυτοπροσώπως για διάφορες πτυχές της διαχείρισης των επιχειρήσεων που δεν μπορούν να συζητηθούν εύκολα μέσω email. Είναι μια ευκαιρία να συναντηθούμε πρόσωπο με πρόσωπο, να ανταλλάξουμε ιδέες και να κάνουμε ομαδικές συζητήσεις. Άλλοι στόχοι για πράγματα που θα μπορούσαν να καλυφθούν σε μια συνάντηση προσωπικού περιλαμβάνουν:

  • Αναφορές προόδου

  • Ενημερώσεις τμήματος

  • Ανακοινώσεις νέων προσλήψεων ή προσφορών

  • Αναφορές κατάστασης προγράμματος

  • Ενημερώσεις διαχείρισης έργου

  • Ανακοινώσεις κερδών

  • Νέες πολιτικές ή διαδικασίες

  • Νέοι πελάτες ή συμβόλαια

  • Βραβεία ή αναγνώριση

  • Επερχόμενα γεγονότα

Οι συναντήσεις προσωπικού μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για συνεδρίες ανταλλαγής ιδεών ή για δραστηριότητες οικοδόμησης ομάδων. Δεν πρέπει όλες οι συναντήσεις να ακολουθούν την ίδια μορφή. Μπορεί να έχετε μια συνάντηση "όλο το προσωπικό" για ολόκληρη την εταιρεία, ένα γρήγορο "check-in" μεταξύ εποπτικών αρχών και άμεσων αναφορών ή "συνομιλίες" για σύντομες, στρατηγικές συζητήσεις για ταχέως εξελισσόμενα θέματα.

Οφέλη από μια συνάντηση προσωπικού

Η συνάντηση με συναδέλφους και διευθυντές παρέχει την ευκαιρία να συναντηθείτε έξω από τα όρια ενός γραφείου ή ενός θαλάμου. Η οικοδόμηση διαπροσωπικών σχέσεων μπορεί να συμβάλει στην προώθηση της ομαδικής εργασίας και της συνεργασίας και μπορεί επίσης να μειώσει τις πιθανότητες εσφαλμένης επικοινωνίας και παρεξήγησης. Αν και τα σημειώματα και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αποτελεσματικοί τρόποι για να επικοινωνείτε γρήγορα πολλά πράγματα, η πραγματοποίηση τακτικών συγκεντρώσεων και ομάδων συζήτησης βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλοι γνωρίζουν και ότι ενημερώνονται για κρίσιμα επιχειρηματικά θέματα.

Υπόδειξη

Η συχνότητα προγραμματισμού συναντήσεων προσωπικού εξαρτάται από τον σκοπό σας, αλλά η τακτική συνάντηση στα βιβλία είναι χρήσιμη για σκοπούς προγραμματισμού. Οι μικρές ομάδες μπορεί να είναι σε θέση να συναντώνται εβδομαδιαία και να επιτυγχάνουν πολλά. μεγάλες ομάδες μπορεί να εξυπηρετούνται καλύτερα συναντώντας κάθε τρίμηνο.

Βασικά στοιχεία μιας αποτελεσματικής συνάντησης προσωπικού

Οι συναντήσεις προσωπικού μπορούν εύκολα να μετατραπούν σε μεγάλες, κάπως κουραστικές εκδηλώσεις, εάν δεν διαχειρίζονται σωστά. Κάθε σύσκεψη πρέπει να έχει τα εξής: χρονοδιάγραμμα. ατζέντα με θέματα συζήτησης · ένας συντονιστής και μια ανοιχτή περίοδος για τους συμμετέχοντες να συζητήσουν τα θέματα στο πάτωμα Ένας άλλος τρόπος για να διασφαλιστεί ότι οι συναντήσεις του προσωπικού είναι αποτελεσματικές, σύντομες και γλυκές είναι η διεξαγωγή καθυστερημένων συναντήσεων. Άλλα μέτρα προς εφαρμογή περιλαμβάνουν:

  • Ενθάρρυνση της συμμετοχής από όλους

  • Εξασφάλιση λογοδοσίας

  • Δεν επιτρέπεται διακοπή ή υπερβολική συνομιλία

  • Συμφωνώ να διαφωνώ

  • Κατάθεση σύνθετων ζητημάτων εάν η συνάντηση διαρκεί

  • Ζητώντας γραπτή παρακολούθηση και πρακτικά συσκέψεων για εξοικονόμηση χρόνου και διασφάλιση ότι όλοι οι συμμετέχοντες βρίσκονται στην ίδια σελίδα.

Υπόδειξη

Τα σύνθετα θέματα που προκύπτουν κατά τη διάρκεια συναντήσεων προσωπικού αντιμετωπίζονται συχνά καλύτερα με την υποβολή θεμάτων για μελλοντική συζήτηση μικρών ομάδων, αντί να αφιερώνουν χρόνο σε όλους για συγκεκριμένη, περιορισμένη συζήτηση συμμετεχόντων.

Οι τακτικά προγραμματισμένες συναντήσεις προσωπικού μπορούν να δημιουργήσουν μια αίσθηση ένταξης μεταξύ των υπαλλήλων, να παρέχουν πρόσβαση σε διευθυντές ανώτερου επιπέδου και να κάνουν όλους να αισθάνονται σαν να ανήκουν σε μια συνεκτική ομάδα. Εάν πιστεύετε ότι οι συναντήσεις σας δεν έχουν εστίαση ή δεν έχουν συγκεκριμένο στόχο, λάβετε πληροφορίες από το προσωπικό σας για τις αλλαγές που θα ήθελαν να ενσωματωθούν. Είναι ένας άλλος τρόπος για να αναπτύξετε το buy-in για αυτήν την πολύτιμη δραστηριότητα.