Πληροφορική & ο ρόλος της στη σύγχρονη οργάνωση

Η πληροφορική (IT) έχει καταστεί ζωτικό και αναπόσπαστο μέρος κάθε επιχειρηματικού σχεδίου. Από πολυεθνικές εταιρείες που διατηρούν συστήματα mainframe και βάσεις δεδομένων έως μικρές επιχειρήσεις που διαθέτουν έναν μόνο υπολογιστή, η πληροφορική παίζει ρόλο. Οι λόγοι για την πανταχού παρούσα χρήση της τεχνολογίας υπολογιστών στις επιχειρήσεις μπορούν να προσδιοριστούν καλύτερα εξετάζοντας τον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείται σε ολόκληρο τον επιχειρηματικό κόσμο.

Επικοινωνία μεταξύ υπαλλήλων, προμηθευτών και πελατών

Για πολλές εταιρείες, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το κύριο μέσο επικοινωνίας μεταξύ υπαλλήλων, προμηθευτών και πελατών. Το email ήταν ένας από τους πρώτους οδηγούς του Διαδικτύου, παρέχοντας ένα απλό και φθηνό μέσο επικοινωνίας. Με την πάροδο των ετών, πολλά άλλα εργαλεία επικοινωνίας έχουν επίσης εξελιχθεί, επιτρέποντας στο προσωπικό να επικοινωνεί χρησιμοποιώντας συστήματα ζωντανής συνομιλίας, διαδικτυακά εργαλεία συσκέψεων και συστήματα τηλεδιάσκεψης. Τα τηλέφωνα και τα έξυπνα τηλέφωνα με πρωτόκολλο φωνής μέσω Διαδικτύου (VOIP) προσφέρουν ακόμα περισσότερους τρόπους υψηλής τεχνολογίας για τους υπαλλήλους να επικοινωνούν.

Συστήματα Διαχείρισης Αποθέματος

Όσον αφορά τη διαχείριση του αποθέματος, οι οργανισμοί πρέπει να διατηρούν αρκετό απόθεμα για να καλύψουν τη ζήτηση χωρίς να επενδύουν σε περισσότερα από όσα χρειάζονται. Τα συστήματα διαχείρισης αποθέματος παρακολουθούν την ποσότητα κάθε στοιχείου που διατηρεί μια εταιρεία, προκαλώντας μια παραγγελία επιπλέον αποθεμάτων όταν οι ποσότητες πέφτουν κάτω από ένα προκαθορισμένο ποσό. Αυτά τα συστήματα χρησιμοποιούνται καλύτερα όταν το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων είναι συνδεδεμένο με το σύστημα σημείου πώλησης (POS). Το σύστημα POS διασφαλίζει ότι κάθε φορά που πωλείται ένα αντικείμενο, ένα από αυτά αφαιρείται από τον αριθμό των αποθεμάτων, δημιουργώντας έναν κλειστό βρόχο πληροφοριών μεταξύ όλων των τμημάτων.

Συστήματα διαχείρισης δεδομένων

Οι μέρες των μεγάλων δωματίων αρχείων, οι σειρές των ντουλαπιών αρχειοθέτησης και η αποστολή εγγράφων εξασθενεί γρήγορα. Σήμερα, οι περισσότερες εταιρείες αποθηκεύουν ψηφιακές εκδόσεις εγγράφων σε διακομιστές και συσκευές αποθήκευσης. Αυτά τα έγγραφα διατίθενται άμεσα σε όλους στην εταιρεία, ανεξάρτητα από τη γεωγραφική τους θέση. Οι εταιρείες είναι σε θέση να αποθηκεύουν και να διατηρούν τεράστια ποσότητα ιστορικών δεδομένων οικονομικά και οι εργαζόμενοι επωφελούνται από την άμεση πρόσβαση στα έγγραφα που χρειάζονται.

Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης

Η αποθήκευση δεδομένων είναι όφελος μόνο εάν αυτά τα δεδομένα μπορούν να χρησιμοποιηθούν αποτελεσματικά. Οι προοδευτικές εταιρείες χρησιμοποιούν αυτά τα δεδομένα ως μέρος της διαδικασίας στρατηγικού σχεδιασμού τους καθώς και την τακτική εκτέλεση αυτής της στρατηγικής. Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διαχείρισης (MIS) επιτρέπουν στις εταιρείες να παρακολουθούν τα δεδομένα πωλήσεων, τα έξοδα και τα επίπεδα παραγωγικότητας. Οι πληροφορίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την παρακολούθηση της κερδοφορίας με την πάροδο του χρόνου, τη μεγιστοποίηση της απόδοσης της επένδυσης και τον εντοπισμό τομέων βελτίωσης.

Οι διαχειριστές μπορούν να παρακολουθούν τις πωλήσεις σε καθημερινή βάση, επιτρέποντάς τους να αντιδρούν αμέσως σε χαμηλότερους από το αναμενόμενο αριθμούς, ενισχύοντας την παραγωγικότητα των εργαζομένων ή μειώνοντας το κόστος ενός αντικειμένου.

Διαχείριση σχέσεων πελατών

Οι εταιρείες χρησιμοποιούν IT για να βελτιώσουν τον τρόπο σχεδιασμού και διαχείρισης των σχέσεων με τους πελάτες. Τα συστήματα διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) καταγράφουν κάθε αλληλεπίδραση μιας εταιρείας με έναν πελάτη, έτσι ώστε να είναι δυνατή μια πιο εμπλουτισμένη εμπειρία. Εάν ένας πελάτης καλέσει ένα τηλεφωνικό κέντρο με κάποιο πρόβλημα, ο αντιπρόσωπος υποστήριξης πελατών θα μπορεί να δει τι έχει αγοράσει ο πελάτης, να δει πληροφορίες αποστολής, να καλέσει το εγχειρίδιο εκπαίδευσης για αυτό το αντικείμενο και να απαντήσει αποτελεσματικά στο ζήτημα.

Ολόκληρη η αλληλεπίδραση αποθηκεύεται στο σύστημα CRM, έτοιμο για ανάκληση εάν ο πελάτης καλέσει ξανά. Ο πελάτης έχει μια καλύτερη, πιο εστιασμένη εμπειρία και η εταιρεία επωφελείται από τη βελτιωμένη παραγωγικότητα.